Événementiel
Piloter un projet événementiel en répondant avec précision aux attentes du commanditaire. Utiliser les outils de gestion de projet et de management d’équipe, mettre en place des actions de communication et de commercialisation pertinentes, et respecter les contraintes juridiques, budgétaires et logistiques.
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SAE événementiel – Deuxième année – GALA TC
Dans le cadre de cette SAE, j’ai participé à l’organisation d’un événement : le gala de fin d’année réunissant étudiants, anciens étudiants et professeurs. Ce projet m’a permis d’expérimenter la gestion événementielle en situation réelle, en intégrant les aspects financiers, juridiques et logistiques.
J’ai choisi ce projet pour son impact concret sur le développement de mes compétences en gestion de projet événementiel. En tant que membre du pôle comptabilité et secrétariat, mes principales missions étaient :
- Élaboration du budget prévisionnel et suivi des recettes et dépenses,
- Gestion des partenariats et des contrats de sponsoring,
- Coordination des demandes administratives (autorisation de buvette auprès de la mairie, demande SACEM pour la diffusion de musique).
Ce projet m’a apporté une meilleure compréhension des enjeux financiers et organisationnels liés à la gestion d’un événement, en tenant compte des attentes des commanditaires et des prestataires.
Toutes les actions mises en place respectent les composantes essentielles d’un projet événementiel bien structuré. J’ai su m’adapter aux besoins du commanditaire en personnalisant les offres de sponsoring et en veillant à la conformité juridique et budgétaire.
Les outils et actions mis en œuvre :
- Élaboration d’un budget détaillé, listant recettes et dépenses prévisionnelles,
- Création d’un planning des tâches pour assurer une gestion efficace,
- Coordination avec le pôle communication pour la mise en œuvre des actions promotionnelles,
- Respect des obligations légales : obtention des autorisations nécessaires (buvette, SACEM),
- Mise en place d’un document logistique regroupant les besoins de chaque équipe.
Afin de garantir la qualité et la rigueur de la démarche, j’ai suivi un modèle de gestion d’événements fourni par un professionnel, ce qui m’a permis de structurer mon approche et de minimiser les oublis. Ce projet m’a confronté à plusieurs défis, notamment en matière de gestion du stress et de responsabilité financière. En tant que responsable de la comptabilité, il était crucial de tenir un registre précis des dépenses et d’exiger des justificatifs pour éviter toute incohérence budgétaire.
Si je devais améliorer ma démarche, je renforcerais le suivi financier en mettant en place un registre numérique plus détaillé pour une gestion encore plus précise.
L’organisation de l’événement s’est déroulée globalement de manière efficace, bien que certains imprévus soient survenus :
- Problème avec la billetterie en ligne, qui n’a pas été validée immédiatement, retardant les transactions,
- Blocage du terminal de paiement (TPE) empêchant les paiements par carte, nécessitant une intervention rapide auprès du prestataire SumUp.
Grâce à mon sens de l’organisation et ma réactivité, j’ai su gérer ces problèmes efficacement en trouvant des solutions rapides. De plus, j’ai maintenu une liste de suivi des tâches afin de respecter les délais cruciaux, notamment pour les autorisations administratives.
Si je devais refaire ce projet, j’apporterais une attention encore plus grande à la gestion des paiements et des outils numériques, en m’assurant qu’ils soient parfaitement opérationnels avant le lancement officiel de la billetterie.
Cette expérience m’a permis de développer des compétences essentielles en gestion d’événements, notamment en planification budgétaire et en gestion du stress. J’ai également renforcé ma capacité à travailler en équipe et à coordonner différentes parties.
En conclusion, cette SAE a été une expérience enrichissante qui m’a offert une vision complète du management événementiel et de ses exigences.
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SAE événementiel – Troisième année – Organisation ACD (assemblée des chefs de département)
Dans le cadre de cette SAE, j’ai participé à l’organisation des repas et des goodies pour une assemblée de chefs de département. Ce projet nécessitait une gestion minutieuse des prestataires et du budget afin d’assurer une expérience agréable pour les participants.
J’ai choisi ce projet car il m’a permis de développer mes compétences en logistique événementielle, en gestion de prestataires et en prise de décisions stratégiques. Mon rôle a consisté à :
- Sélectionner les prestataires pour les repas et les cadeaux,
- Comparer les devis et optimiser le budget,
- S’assurer de la diversité et de la qualité des offres proposées,
- Organiser la distribution des repas et goodies durant l’événement.
Toutes les actions menées ont été structurées pour garantir une organisation efficace et un respect des contraintes budgétaires.
Gestion des repas :
- Petits-déjeuners : Sélection de François Traiteur pour un petit-déjeuner classique et mise en place d’un petit-déjeuner typique du Nord (chicorée, brioche cramique, spéculoos, etc.).
- Déjeuner : Contact avec le Crous de Valenciennes pour la réservation de la salle et l’organisation du repas.
- Dîner : Sélection du Grand Hôtel en raison de sa capacité d’accueil et de la diversité des menus.
- Panier repas du dernier jour : Comparaison des devis et choix de François Traiteur pour garantir une qualité optimale et une fiabilité logistique.
Gestion des goodies :
- Création d’un tote bag personnalisé reprenant l’identité de l’IUT,
- Sélection de spécialités régionales (Bêtises de Cambrai, Sottises de Valenciennes, gaufres fourrées),
- Ajout d’un décapsuleur personnalisé et d’une bière locale (Duyck),
- Comparaison des fournisseurs pour optimiser les coûts tout en assurant une qualité satisfaisante.
Grâce à cette approche, nous avons pu garantir un équilibre entre diversité, qualité et respect du budget global.
Ce projet m’a confronté à plusieurs défis :
- Gérer les négociations avec les prestataires pour obtenir les meilleures offres,
- Anticiper les besoins logistiques pour éviter tout retard ou manque de produits,
L’un des aspects les plus enrichissants a été l’utilisation de matrices d’aide à la décision, qui nous ont permis d’objectiver nos choix et de garantir une prise de décision rationnelle et optimisée.
Points forts : gestion efficace des différents prestataires et des devis, capacité d’adaptation pour répondre aux besoins des participants, élection d’options variées garantissant la satisfaction de tous.
Axes d’amélioration : prévoir un plan B pour les fournisseurs en cas d’indisponibilité.
Cette SAE m’a permis de renforcer mes compétences en organisation d’événements, en gestion de prestataires et en optimisation budgétaire. J’ai appris que la planification et la rigueur sont essentielles pour garantir un événement fluide et réussi.
Les compétences acquises dans ce projet sont directement transposables à d’autres contextes événementiels et professionnels, notamment dans la gestion de projets logistiques et événementiels à grande échelle.
En conclusion, cette expérience m’a permis de m’affirmer dans la gestion de prestataires et de renforcer ma capacité à prendre des décisions stratégiques dans un cadre budgétaire défini.
